wcr increased with correct financial management
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How can the finance function correct its WCR quickly?
Comment la fonction finance peut-elle corriger son BFR rapidement ?
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How can the finance function correct its WCR quickly?

Comment la fonction finance peut-elle corriger son BFR rapidement ?

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Agicap and Silvr have partnered to help you streamline your working capital requirement: follow these three steps...
Agicap et Silvr se sont associés pour vous aider à rationaliser votre besoin en fonds de roulement : suivez ces trois étapes...

How useful is the WCR for the financial management of a company?

What is WCR (Working Capital Requirement)?

In accounting and finance, WCR refers to the funds needed to operate a business. In practice, the organization generally needs to purchase raw materials or goods before it can sell products. The cash flow gap between the cash outflow from purchases and the cash inflow from sales must then be advanced by the company to conduct its business. This amount is called Working Capital Requirement (WCR).

WCR corresponds to the cash that the company must have at its disposal to cover its current costs.

What role does WCR play in the finance function?

The finance function uses the WCR to determine the company's short-term financing needs. This key indicator helps to establish the company's cash flow forecast and to monitor its costs over time. If there is a cash flow deficit when compared to forecasts, new sources of financing must be found to support the company's business.

With continuous WCR monitoring, it is also possible to detect potential difficulties that the organization may be facing. It is an important indicator that determines the financial health of the company and its ability to sustain itself.

Which KPIs should you look at to best analyze your WCR?

The working capital requirement depends on 3 elements:

  • the company's current inventory;
  • its customer receivables, i.e. invoices not paid at the time the balance sheet is drawn up;
  • its accounts payable as well as its tax and social security debts.

The formula for calculating WCR is as follows:

Working capital method – Agicap & Silvr
Method of calculating WCR

The company's WCR can be calculated from the annual accounting balance sheet (or the projected balance sheet when a company is launched).

Why and how can you reduce your WCR?

Depending on the case, the result of the WCR can be negative, zero or positive.

WCR calculation: how do you analyze the result?

A negative WCR means that the company's revenue is greater than its disbursements at a given time. The margin generated by the business feeds into the company's cash flow positively. This is often the case in the retail sector where customer receivables are paid at the time of purchase, while supplier invoices can be paid within 60 days.

When current assets and liabilities are balanced, the WCR is zero: the company does not therefore need financing. But in the majority of cases, the WCR of a company is positive. The company must then have sufficient working capital to finance its ongoing costs.

In some industries, WCR can be particularly high without this necessarily being a sign that the business is in a poor state.

This is particularly the case in:

  • start-ups in which the business activity is not yet sufficient to cover their high development needs;
  • industrial companies where the operating cycle can be long, with inventories that are sometimes large and customer payment terms that are quite long;
  • some service-industry companies that have to incur significant costs before they can bill for their fees;
  • real estate companies where payments can be slow to arrive.

To finance their working capital requirement, these companies will have to resort to a financing solution tailored to their needs, such as bank credit, raising equity or Revenue-Based Financing which is specially designed for e-tailers, SaaS companies, and innovative businesses, using their future revenue forecasts to provide them with a cash advance in only 24 hours.

How do you reduce your WCR?

The higher the WCR, the more cash the company will need to finance its activities. In case of unforeseen events, there may be a risk of financial difficulties. For the finance function, the objective is therefore to reduce the company's WCR as much as possible.

To optimize the company's WCR, the finance function can:

  1. improve its inventory management. This can be done byacceleratingstock rotation, reducing the number of items ordered or reducing the number of items to limit the impact on cash flow: the more stocks are reduced and sold out quickly, the better your cash flow will be. However, you should be wary of the risk of running out of stock.
  2. Shorten the time it takes to pay customers. The number of days between delivery to the customer and collection should be minimized. Industry practices and economic conditions must be taken into account.
  3. Extend payment terms to suppliers. Depending on the flexibility and habits of the sector, it is sometimes possible to play about with the payment period of supplier invoices to keep up cash flow. But you should be aware that this may have an additional cost.

For example, by financing via RBF, you free up cash flow to pay your suppliers in cash, among other things. And so:

  • Cash flow is eased through cost reduction negotiations that work for all parties;
  • The payment terms are reduced, and often delivery deadlines too.

WCR: how can the finance function quickly fix its working capital requirement?

WCR: a financial indicator to be scrutinized over the long term

On an as-and-when basis, the WCR can indicate to the company's financiers how much money the company should have available each month to cover its current costs and build an annual cash flow plan. Beyond that, long-term monitoring of WCR can be used to detect any financial difficulties.

An increase in WCR should alert you and encourage you to act on one of the three levers of action (inventory management, customer receivables and accounts payable). On the other hand, a decrease in WCR indicates to decision-makers that it is appropriate toinvestto increase the company's profitability. In the event of WCR stability, the possibility of optimizing your cash management can be considered to improve the solvency of your company.

How can you best fix your WCR over the long term?

To act on one of the 3 levers of WCR, the time needed can be significant. You will have to identify the customers and suppliers most likely to accept changes in payment terms, or implement a new inventory management policy.

To act quickly with regard to your WCR, you can also try to optimize your cash flow management. With the help of software like Agicap, it is possible to simply obtain a better visibility of your costs and revenue in order to optimize your payment operations and collection of accounts receivable.

This may involve paying your suppliers on time, or reminding your customers before the invoice payment deadline to encourage them to pay more quickly. With a rigorous monitoring of your cash flow, it is easier to optimize your operations and tidy up said cash flow.

In short, while working capital requirement is primarily a short-term financial indicator, its variations can be used by the finance function to optimize its cash management and strengthen its profitability. This makes it a key piece of data for financial experts and managers, as well as for partners and investors.

En entreprise, la fonction finance veille à la bonne utilisation des liquidités et avoirs dans la structure. Il s’agit, à court terme, de vérifier que l’organisation dispose des fonds nécessaires à son exploitation, et à long terme, d’optimiser ses ressources pour garantir la pérennité de l’entreprise. Pour cela, les financiers doivent analyser leur besoin en fonds de roulement (BFR). De quoi s’agit-il ? Et quel rôle peut jouer cet indicateur dans la gestion financière d’une entreprise ? Comment l’interpréter et réussir à le corriger rapidement ? Explications d'Agicap avec Silvr.

Quelle utilité du BFR pour la gestion financière d’une entreprise ?

Qu’est-ce que le BFR (Besoin en Fonds de Roulement) ?

En comptabilité et en finance, le BFR désigne les fonds nécessaires à l’exploitation d’une entreprise. Dans les faits, l’organisation a généralement besoin d’acheter des matières premières, ou des marchandises avant de pouvoir vendre des produits. Le décalage de trésorerie entre les décaissements liés aux achats et les encaissements issus des ventes doit alors pouvoir être avancé par l’entreprise pour assurer ses activités. C’est ce montant que l’on nomme besoin en fonds de roulement (BFR).

Le BFR correspond donc aux liquidités dont doit disposer l’entreprise pour couvrir ses charges courantes.

Quelle place le BFR occupe-t-il dans la fonction finance ?

La fonction finance utilise le BFR pour déterminer les besoins en financement à court terme de l’entreprise. Cet indicateur clé permet d’établir le plan de trésorerie prévisionnel de la structure et de suivre ses dépenses au fil du temps. En cas de déficit de trésorerie par rapport aux prévisions, il faudra trouver de nouvelles sources de financement pour soutenir l’activité de l’entreprise.

Avec un suivi continu du BFR, il est également possible de détecter d’éventuelles difficultés auxquelles la structure peut être confrontée. C’est en effet un indicateur important qui détermine la santé financière de l’entreprise et sa faculté à se pérenniser sainement.

Quels KPIs scruter pour analyser au mieux son BFR ?

Le besoin en fonds de roulement dépend de 3 éléments :

  • les stocks en cours dans l’entreprise ;
  • ses créances clients, c’est-à-dire les factures non réglées au moment du bilan ;
  • ses dettes fournisseurs ainsi que ses dettes fiscales et sociales.

La formule de calcul du BFR est la suivante :

Méthode de calcul du BFR - Agicap & Silvr
Méthode de calcul du BFR

Le BFR de l’entreprise peut être calculé à partir du bilan comptable annuel (ou du bilan prévisionnel au lancement d’une entreprise).

Pourquoi et comment diminuer son BFR ?

Selon les cas, le résultat du BFR peut être négatif, nul ou positif.

Calcul du BFR : comment analyser le résultat ?

Un BFR négatif signifie que les encaissements de l’entreprise sont supérieurs à ses décaissements à un instant t. La marge dégagée par les activités alimente positivement la trésorerie de l’entreprise. C’est souvent le cas dans la grande distribution où les créances clients sont payées au moment des achats, tandis que les factures fournisseurs peuvent être réglées jusqu’à 60 jours.

Lorsque l’actif et le passif circulant s’équilibrent, le BFR est nul : l’entreprise n’a donc pas besoin de financement. Mais dans la plupart des cas, le BFR d’une entreprise est positif. L’entreprise doit alors disposer d’un fonds de roulement suffisant pour financer les charges courantes.

Dans certains secteurs d’activité, le BFR est particulièrement élevé sans que ce soit un signe de mauvaise santé.

C’est le cas en particulier :

  • dans les start-ups dont l’activité n’est pas encore suffisante pour couvrir les forts besoins de développement ;
  • dans les entreprises industrielles dont le cycle d’exploitation peut être long, avec des stocks parfois importants et des délais de règlement client assez long ;
  • dans certaines entreprises de services amenées à engager des frais importants avant de pouvoir facturer leurs honoraires ;
  • dans les entreprises immobilières où les encaissements peuvent être longs à arriver.

Pour financer leur besoin en fonds de roulement, ces entreprises devront recourir à une solution de financement adaptée à leurs besoins : comme le crédit bancaire, la levée de fonds ou le Revenue-Based Financing spécialement conçu pour les e-commerçants, les SaaS, et les entreprises innovantes grâce aux prévisions de leurs revenus futurs et ainsi leur faire une avance de trésorerie en seulement 24 h.

Comment réduire son BFR ?

Plus le BFR est élevé, plus l’entreprise aura besoin de trésorerie pour financer ses activités. En cas d’imprévu, il peut y avoir un risque de difficultés financières. Pour la fonction finance, l’objectif est donc de diminuer le BFR de l’entreprise au maximum.

Pour optimiser le BFR de l’entreprise, la fonction finance peut :

  1. améliorer la gestion de ses stocks. Il peut s’agir d’accélérer la rotation des stocks en réduisant le nombre d’exemplaires commandés ou diminuer le nombre de références pour limiter l’impact sur la trésorerie : plus les stocks sont réduits et écoulés rapidement, meilleure sera votre trésorerie. Attention toutefois aux risques de rupture des stocks.
  2. écourter les délais de règlement des clients. Le nombre de jours écoulés entre la livraison au client et l’encaissement doit être réduit au maximum. Il faut alors tenir compte des pratiques du secteur et de la conjoncture économique.
  3. allonger les délais de paiement aux fournisseurs. Selon la marge de manœuvre et les habitudes du secteur, il est parfois possible de jouer sur le délai de paiement des factures fournisseurs pour garder de la trésorerie. Mais attention, cela peut avoir un coût supplémentaire.

Par exemple, en se finançant en RBF, vous libérez de la trésorerie pour notamment payer comptant vos fournisseurs. Alors :

  • La trésorerie est allégée grâce à des négociations de réductions de coûts qui arrangent toutes les parties ;
  • Et les délais de paiement sont réduits, et souvent de fait ceux de livraison également.

BFR : comment la fonction finance peut corriger rapidement son besoin en fonds de roulement ?

Le BFR : un indicateur financier à scruter à long terme

De manière ponctuelle, le BFR peut indiquer aux financiers de l’entreprise combien prévoir tous les mois dans l’entreprise pour couvrir ses charges courantes et construire un plan de trésorerie annuel. Au-delà, un suivi du BFR à long terme peut servir à détecter une difficulté financière.

Une augmentation du BFR doit en effet vous alerter et vous inciter à agir sur l’un des 3 leviers d’action (gestion des stocks, créances clients et dettes fournisseurs). A contrario, une diminution du BFR indique aux décideurs qu’il est opportun d’investir pour augmenter la rentabilité de l’entreprise. En cas de stabilité du BFR, la possibilité d’optimiser votre gestion de trésorerie peut être envisagée pour améliorer la solvabilité de votre entreprise. 

Comment corriger au mieux votre BFR à long terme ?

Pour agir sur l’un des 3 leviers du BFR, le temps nécessaire peut être important. Il vous faudra détecter les clients et fournisseurs les plus à même d’accepter des modifications dans les délais de règlement, ou mettre en place une nouvelle politique de gestion des stocks.

Pour agir rapidement sur votre BFR, vous pouvez aussi chercher à optimiser la gestion de votre trésorerie. Grâce à un logiciel comme Agicap, il est possible d’obtenir simplement une meilleure visibilité sur vos dépenses et recettes afin d’optimiser vos opérations de règlement et recouvrement de créances.

Il peut s’agir de payer vos fournisseurs à l’échéance, ou de pratiquer la relance de vos clients avant la date limite de règlement des factures afin de les inciter à régler plus rapidement. Avec un suivi rigoureux de votre trésorerie, il est plus facile d’optimiser vos opérations et d’assainir votre trésorerie.

En somme, si le besoin en fonds de roulement (BFR) est d’abord un indicateur financier à court terme, ses variations peuvent être utilisées par la fonction finance pour optimiser la gestion de sa trésorerie et renforcer sa rentabilité. Ce qui en fait une donnée clé pour les experts financiers et les dirigeants, comme pour les partenaires et investisseurs.

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Antoine Zirimis
Silvr Writer

Content writer and editorial project manager, he studied journalism, which today serves his creativity and curiosity, whatever the subject: his inspiration remains the same.

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